[Информационно-аналитическое
Интернет издание в сфере ИКТ]

Теги:

Е-Hujjat

Автор:

Умида Умарходжаева - ГУП «UNICON.UZ»

Первые упоминания о канцелярии приводятся в произведении “Низом-ул-мулк” времен династии Хорезмшахов (1097-1231гг.), автор - Ан-Насавий. Служил в ней, только несколько веков позже и Анвар - герои любимого произведения узбекской классической литературы Абдуллы Кадири “Скорпион из алтаря”. С этих далеких времен канцелярия стоит на страже ведения документооборота.

Возвращаясь к современности,  можно смело сказать, что ныне работа канцелярии претерпела огромные преобразования. Например, если до недавних дней  канцелярия каждого предприятия сферы связи и информатизации работала с бумажными документами, то с 1 июля 2010 года на основании Распоряжения  Узбекского агентства связи и информатизации от 25 мая 2010 года за № 67-Ф она полностью перешла на электронный документооборот. Переход осуществлялся  постепенно, за несколько лет.

ГУП  “UNICON.UZ”  одним из первых в сфере внедрил систему электронного документооборота. Работа по внедрению и реализации пилотного проекта на базе продукта «Lotus Domino» началась еще в 2003 году. С 2007 года ГУП “UNICON.UZ”  перешел на новую систему электронного документооборота e-Hujjat, так как система  «Lotus Domino» не  могла предоставить возможность широкого внедрения из-за её высокой стоимости и сложности интеграции с существующими системами. Сегодня в компании каждый сотрудник умело работает в системе. Е-Hujjat многократно представлялся на международных выставках по ИКТ. В этом году проект «Внедрение системы электронного документооборота с применением электронно-цифровой подписи в государственных органах» победил на четвёртой ежегодной Национальной выставки программных продуктов «BestSoft Uzbekistan 2010» в номинации «Лучший проект внедрения».  Система также внедрена в таких организациях и предприятиях сферы связи и информатизации,  как ГИС, ГКРЧ, ООО «Узимпексалока», САВУ, ГАК «Узбекистон почтаси» и др.

Что же представляет собой Система электронного документооборота - e-Hujjat? Прежде всего она  предназначена для организации обмена легитимными электронными документами, совершенствования и автоматизации существующей системы делопроизводства в организации.

Отличительной особенностью системы является применение электронной цифровой подписи для подписания документов в целях обеспечения их юридической значимости.
Система соответствует требованиям нормативных документов по делопроизводству и организации контроля исполнения в органах государственной власти и управления Республики Узбекистан.

Система отвечает современным требованиям - открытости, гибкости. Она отлично приспособлена к изменениям внешних условий.   Допускается эволюционный характер создания и постепенного наращивания функций. К тому же она масштабируется с неограниченным наращиванием количества рабочих мест и количества подключаемых организаций. Важно и обеспечение  прозрачного доступа пользователя, как и  поддержка кириллицы и латиницы с применением  русскоязычного интерфейса пользователя. Немаловажный факт:  система  выдвигает минимальные требования к аппаратно-техническим средствам и квалификации обслуживаемого персонала.

Система соответствует требованиям Закона «Об электронном документообороте» и использует электронную цифровую подпись для подписания электронных документов.
ЭЦП используется в Системе в соответствии с принятым национальным стандартом O'zDST 1092:2009 «Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

Система обеспечивает решение обязательных задач для каждой организации. Здесь подразумевается  создание электронных документов, регистрация электронных документов, маршрутизация электронных документов, согласование проектов электронных документов, подписание электронных документов, контроль исполнения документов. Так же программа позволяет формирование отчетов,  сканирование документов через web-интерфейс, поиск документов, архивирование, введение календаря.

Переход от бумажного документооборота к электронному позволил  значительно  сэкономить финансовые средства организации на закупку бумаги, уменьшить амортизацию технических средств. Облегчен процесс  контроля исполнительской дисциплины, сотрудники стали более  ответственными.
С внедрением Е-Hujjat упразднились и бумажные журналы регистрации. Возник вопрос - а как же регистрировать всю документацию? По инициативе Нодиры Ташиевой – заведующей канцелярией -  внедрен в виде электронного  новый регистрационный журнал. Она предложила введение отдельной таблицы, как для входящих, так и исходящих документов. Как показала  практика, нововведение  нисколько не умаляет достоинств электронного документооборота, и призвано лишь облегчить работу. Таким образом, предложение Ташиевой является вспомогательным средством для электронного документооборота.

Как же ведется электронный журнал? В таблицу вводиться документ с датой поступления, №, названием, индексом, датой, заголовком или кратким содержанием и так далее. В случае повторного набора номера документа, поисковая система таблицы автоматически «говорит»  о наличии  документа в архиве канцелярии. Гиперссылка указывает на каждое  входящее и исходящее письмо, приказ и  распоряжение. Если программа электронного документооборота подразумевает адресное ознакомление с тем или иным документом, то с выведенной на сетевое окружение таблицей, точнее с электронным регистрационным журналом может познакомиться каждый заинтересованный работник организации. За определенный период времени собранная информация переносится на электронный носитель и таким образом, вся существующая документация архивируется на СD диске.

Также найти документ можно по своей фамилии, содержанию, классификатору номера документа. Для бумажных документов была разработана Инструкция по ведению делопроизводства в ГУП Центре научно-технических и маркетинговых исследований «UNICON.UZ» УзАСИ. Сейчас решение дорабатывается  для дальнейшей работы с электронным документооборотом. По мнению  начальника научно-исследовательского отдела развития документооборота и систем менеджмента Александра Викторовича Дурель, документ разработан качественно. Правки будут привнесены минимальные, радикальных изменений не предусматривается. К каждому разделу, пункту будут добавленны пояснения, что аналогичный механизм действует и для электронного документооборота.

Таким образом, электронный журнал пришел на помощь в первую очередь самим специалистам канцелярии, а потом и широкому кругу сотрудников.  Возможно, кто-то из читателей заинтересуется и позаимствует опыт внедрения электронного журнала в ГУП  «UNICON.UZ» .  

• Версия для печати
• Отправить ссылку другу